წარმოების სფეროში ყოველთვის უფრო რთული და კომპლექსურია ბუღალტრული აღრიცხვა და ფინანსური მენეჯმენტი, ვიდრე ვაჭრობის ან მომსახურების დარგებში. რისკების კონტროლისა და კომპანიაში არსებული მდგომარეობის ანალიზისთვის აუცილებელია სხვადასხვა სახის რეპორტის სისტემატურად მომზადება, რათა მინიმუმამდე იქნას დაყვანილი ხარვეზების ალბათობა.
რა უნდა გავითვალისწინოთ საწარმოების რეპორტების შედგენისას?
1. საწყობში პროდუქციის (ნედლეულის) მიღებისას, მენეჯერი ვალდებულია, აღრიცხოს მიღებული მასალის რაოდენობა შესაბამისი თარიღების მითითებით. გარკვეული პერიოდულობით კი აუცილებელია ერთმანეთთან შედარდეს საქონლის შესყიდვის დოკუმენტში (სასაქონლო ზედნადები, ანგარიშ-ფაქტურა, შესყიდვის აქტი და სხვა) დაფიქსირებული და საწყობში მიღებული საქონლის რაოდენობები. ამ პროცედურით შესაძლებელია, გამოაშკარავდეს შესყიდვის დოკუმენტში ასახული ან საწყობში მიღებული საქონლის რაოდენობის ხარვეზი.
2. იმ შემთხვევაში, როდესაც კომპანია თავად ახდენს შესყიდული საქონლის ტრანსპორტირებას, დანიშნულების ადგილზე მიტანამდე, აუცილებელია, თანამშრომელმა აიღოს საქონლის რაოდენობაზე პასუხისმგებლობა. პრაქტიკაში ხშირია შემთხვევები, როდესაც გამყიდველი ვერ თვლის სწორად საქონლის რაოდენობას ტრანსპორტში ჩატვირთვისას, რის გამოც ჩატვირთვის დროს მძღოლმა ხელი უნდა მოაწეროს შესყიდვის დოკუმენტს და დაადასტუროს შესყიდული საქონლის რაოდენობა. გარკვეული პერიოდულობით აუცილებელია ერთმანეთს შედარდეს საწყობში მიღებული საქონლის რაოდენობა (რაზეც ხელს აწერს საწყობის უფროსი) და მძღოლის მიერ დადასტურებული საქონლის რაოდენობა: ამ გზით, მცირდება საქონლის გზაში დაკარგვის რისკი.
3. წარმოების პროცესის დაწყებისას, წარმოების ხელმძღვანელმა საწყობის უფროსისგან უნდა გადაიბაროს საჭირო ნედლეულის რაოდენობა, უნდა არსებობდეს ამ ფაქტის დამადასტურებელი დოკუმენტი, რათა დანაკლისის აღმოჩენისას მარტივად მოხდეს მიზეზის დადგენა.
4. წარმოების ყოველი პროცესისას წარმოების ხელმძღვანელმა უნდა აწარმოოს აღრიცხვა, თუ ფაქტობრივად რა რაოდენობა ნედლეულის ხარჯვა მოხდა იმ მიზნით, რომ ფაქტობრივად დახარჯული რაოდენობა შედარდეს პროდუქტის კალკულაციაში/რეცეპტში ასახული ნედლეულის რაოდენობას.
5. როგორც მე-4 პუნქტში აღვნიშნეთ, აუცილებელია წარმოების დასრულების შემდეგ შედარდეს ფაქტობრივად გახარჯული ნედლეულის რაოდენობა კალკულაციაში დაფიქსირებული საჭირო ნედლეულის რაოდენობას. ამ პროცედურით გამოვლინდება წარმოების პროცესის შესაძლო ხარვეზები, სწორად იქნა თუ არა კალკულაცია შედგენილი, ადგილი ხომ არ ჰქონდა ნედლეულის დატაცებას და ა.შ.
6. თვის, კვირის ჭრილში უნდა შედარდეს მზა პროდუქტის თვითღირებულების ხარჯები, კვირიდან-კვირამდე, თვიდან-თვემდე როგორ გაიზარდა ან შემცირდა თვითღირებულების ხარჯი და რა იყო ამის გამომწვევი მიზეზი. ამ პროცედურით მოკლე დროშივე გამოაშკარავდება პრობლემა/მისი გამომწვევი მიზეზები და შესაბამისად, მალევე მოხდება მისი აღმოფხვრა.
7. გარკვეული პერიოდულობით აუცილებელია მომზადდეს გამოშვებული პროდუქციის მომგებიანობის ანალიზი: რომელმა დასახელებამ საშუალოდ რა საერთო მოგება/ზარალი დატოვა. აღნიშნული ანალიზი მალევე გამოავლენს წამგებიან პროდუქციას და ხელმძღვანელობაც შესაბამის გადაწყვეტილებას მიიღებს.
8. თვის ჭრილში უნდა მომზადდეს კომპანიის პროდუქციის მყიდველების/დამკვეთების მიხედვით მომგებიანობის ანალიზი. ხშირია შემთხვევები, როდესაც კონკრეტული კლიენტების ჭრილში კომპანია მოგებას საერთოდ ვერ აგენერირებს, თუმცა რეალიზაცია მაინც გრძელდება. ამიტომ ამ ტიპის რეპორტებს არსებითი მნიშვნელობა აქვს.
9. დებიტორული დავალიანების/მოთხოვნის კონტროლს და დროულად ამოღებას სამრეწველო კომპანიის ფუნქციონირებისთვის გადამწყვეტი მნიშვნელობა აქვს. საწარმოში უნდა არსებობდეს რეპორტი, სადაც ნათლად აისახება ვადადამდგარი მოთხოვნები, რის საფუძველზეც მოხდება დამკვეთებისთვის თანხის ანაზღაურების მოთხოვნა.
10. საქართველოში ხშირია ნედლეულის დეფიციტის შემთხვევები. მზა პროდუქტი ძირითადად იმპორტირებული ნედლეულით მზადდება, ტრანსპორტირებას დრო სჭირდება, დიდი რაოდენობის ნედლეულის შესყიდვას კი – დიდძალი სახსრები. აუცილებელია, რომ გარკვეული პერიოდულობით მომზადდეს რეპორტი, სადაც ხელმძღვანელი და შესყიდვებზე პასუხისმგებელი პირი გონივრული ვადით ადრე შეიტყობს, თუ როდის უნდა მოხდეს საჭირო ნედლეულის შეკვეთა და შესყიდვა. ამ პროცედურით წინასწარვე იქნება შესაძლებელი, კომპანიამ საჭირო სახსრების მობილიზება მოასწროს და თავიდან აირიდოს დეფიციტი, რომელიც პირდაპირ კავშირშია შემოსავლების დაკარგვასთან.
